La comunicazione elettronica con gli azionisti rappresenta un’opzione interessante per molte aziende. Tale tipo di comunicazione potrebbe comportare costi ridotti, un processo più efficiente e sicuro e un risultato più ecologico e privo di supporti cartacei. In effetti, per quelle società che, potenzialmente spinte dalla situazione Covid, conducono una revisione dei loro metodi lavorativi, la comunicazione con gli azionisti potrebbe essere considerata una priorità da inserire nell’agenda. Le misure da adottare per consentire di comunicare elettronicamente con gli azionisti. E’ necessario consultare l’Allegato 5 del Companies Act 2006.
I due regimi
Il primo punto da notare è che la legislazione prevede due regimi separati: le comunicazioni mediante un sito Web e le comunicazioni in formato elettronico. La differenza principale tra questi due regimi è che il principio del valido consenso si applica solo alla comunicazione tramite un sito Web. In quanto tali, i due regimi possono forse essere meglio considerati come un regime per i siti Web e un altro regime per “Tutto il resto”. Consideriamoli uno per volta.
Comunicazione elettronica tramite sito Web – Checklist
Se una societá desidera comunicare con i propri azionisti tramite un sito Web, è necessario seguire cinque passaggi generali:
- La società dovrebbe controllare il proprio statuto sociale. Affinché una società possa beneficiare del presunto consenso dei suoi membri, lo statuto sociale o, in alternativa, una delibera autorizzativa, devono prevedere che i documenti o le informazioni possano essere forniti ai membri tramite un sito web. In caso contrario, la società potrebbe comunicare tramite un sito Web solo con quei membri che avevano fornito all’azienda il consenso effettivo per farlo.
- Se necessario, la società dovrebbe aggiornare il proprio Statuto o, in alternativa, approvare una risoluzione di autorizzazione per far sí che la società possa effettivamente fornire documenti o informazioni ai propri membri tramite un sito Web. Ciò consentirebbe quindi alla società di beneficiare del presunto consenso dei suoi membri alla comunicazione tramite un sito Web.
- La societá dovrebbe quindi inviare una lettera di richiesta ai suoi membri al fine di ottenere il consenso presunto o effettivo. Tale lettera di richiesta dovrebbe indicare chiaramente che nel caso in cui non vi sia alcuna risposta da parte del membro entro 28 giorni sará come se il membro avesse acconsentito alla ricezione di documenti o informazioni tramite un sito web. Si noti, inoltre, che una lettera di richiesta può essere inviata solo una volta ogni 12 mesi. Se un membro non risponde entro 28 giorni, la società avrà ottenuto il presunto consenso da tale membro.
- Dopo aver ottenuto il consenso presunto o effettivo dei suoi membri, la società può pubblicare i documenti o le informazioni su un sito Web. La società deve garantire che le informazioni o i documenti possano essere chiaramente letti sul sito Web e stampati direttamente in modo tale che i membri possano conservarne una copia.
- La societá deve notificare ai propri membri la pubblicazione. Si noti che tale notifica dovrà essere effettuata per posta, a meno che il destinatario non abbia accettato di riceverla tramite e-mail o tramite un’altra forma di comunicazione elettronica e abbia fornito alla società un indirizzo adeguato. Il membro deve essere informato della presenza del documento o delle informazioni sul sito Web, dell’indirizzo di questo, del luogo in cui è possibile accedere al documento o alle informazioni e di come accedere al documento o alle informazioni.
Comunicazione elettronica diversa da quella fatta tramite un sito Web – checklist
Se una società desidera comunicare elettronicamente con i suoi azionisti, in un modo diverso dalla comunicazione tramite un sito Web (ad esempio via e-mail o fax), è necessario seguire quattro passaggi generali:
- La società deve ottenere l’accordo del destinatario previsto per la comunicazione in forma elettronica. Il consenso della persona non può essere ottenuto con mezzi elettronici, ma deve essere su supporto cartaceo. Si noti che e-mail e fax non saranno forme di comunicazione valide tra la società e un azionista se l’azionista non ha effettivamente acconsentito a tale comunicazione.
- La società dovrebbe controllare che nessun accordo tra gli azionisti sia stato revocato
- La società deve inviare i documenti o le informazioni a un indirizzo indicato per tale scopo dall’azionista stesso.
- La società può quindi inviare i documenti o le informazioni all’azionista.
Suggerimenti pratici per la comunicazione elettronica
Alle società che prendono in considerazione la comunicazione elettronica con gli azionisti sarebbe consigliato di adottare un approccio cautelativo. In altre parole, dovrebbero cercare di ottenere il consenso per la comunicazione tramite un sito web e per la comunicazione in forma elettronica diversa da quella tramite un sito web. Ciò consentirebbe alle società di pubblicare informazioni e documenti su un sito Web e di informare i loro membri di tali pubblicazioni via e-mail.
Vi sono altri suggerimenti pratici di cui le aziende desiderose di introdurre la comunicazione elettronica con gli azionisti dovrebbero essere a conoscenza. In particolare, le aziende dovrebbero conservare copie cartacee del documento o delle informazioni. Questo è importante perché un membro avrà comunque il diritto di richiedere una copia cartacea del documento o delle informazioni. Le aziende dovrebbero inoltre preparare un piano di emergenza per far fronte ad eventuali guasti del sistema. Sarebbe inoltre buona prassi tenere un registro accurato di quei membri che hanno accettato l’uso delle comunicazioni elettroniche e di coloro che, negli ultimi 12 mesi, hanno rifiutato attivamente di concordare.