Con l’obiettivo di consentire misure di governance più flessibili, il Lussemburgo ha approvato una nuova legge che estende la possibilità di tenere a distanza le riunioni del Consiglio di Amministrazione e le assemblee dei soci di una società: ciò fino al 31 dicembre 2020 compreso.
Poiché la pandemia di Covid-19 continua ad avere un forte impatto sulle società, la legge estenderà le misure che consentono alle società e ad altre persone giuridiche di tenere le loro assemblee generali e le altre riunioni necessarie in modo virtuale; tali misure erano state inizialmente previste da altre normative adottate negli scorsi mesi.
In effetti, le attuali misure sanitarie giustificano il mantenimento della possibilità, per le società e per altre persone giuridiche, di svolgere le proprie riunioni a distanza. Tale opzione deve, però, essere prevista dalla legge, poiché una società che svolge un’assemblea generale in videoconferenza o approva delibere quando lo statuto non lo consente, rischia di esporre i propri amministratori a responsabilità per violazione dello statuto o della legge.
Sarà prevista una maggiore flessibilità in termini di misure di corporate governance adottabili e le società potranno tenere le proprie assemblee presentando moduli di voto per iscritto o in formato elettronico, da parte di un delegato, o esclusivamente in formato digitale tramite videoconferenza o qualsiasi altro mezzo di telecomunicazione che ne consenta l’identificazione.
Le seguenti regole si applicano a prescindere da qualsiasi disposizione contraria contenuta nello statuto della società interessata e indipendentemente dal numero dei partecipanti alle assemblee generali e alle riunioni del consiglio di amministrazione:
Assemblee generali
Una società può, indipendentemente dal numero di partecipanti, svolgere un’assemblea generale in via telematica e può richiedere ai suoi soci o membri e agli altri partecipanti all’assemblea di prendervi parte ed esercitare i propri diritti attraverso:
- una votazione in forma scritta o elettronica, a condizione che sia stato fornito ai partecipanti alla riunione il testo integrale delle delibere o delle decisioni da votare;
- un delegato nominato dalla rispettiva società; o
- una videoconferenza o altro mezzo di telecomunicazione che consenta l’identificazione dei partecipanti alla riunione.
I soci che partecipano attraverso tali mezzi si considerano presenti per il calcolo del quorum e della maggioranza a tale assemblea.
Riunione del consiglio di amministrazione
Il consiglio di amministrazione, i consigli di sorveglianza o di qualsiasi altro organo di una società possono svolgere le proprie riunioni senza la necessità di una presenza fisica dei partecipanti, attraverso:
- risoluzioni scritte; o
- videoconferenza o altri mezzi di telecomunicazione che consentano l’identificazione dei membri che partecipano alla riunione.
Anche in questo caso, i partecipanti saranno considerati presenti ai fini della determinazione del quorum e delle maggioranze previste per il regolare funzionamento della riunione.
Le disposizioni della nuova legge troveranno applicazione fino al 31 dicembre 2020.
Nonostante l’attuazione della nuova legge, in caso di deroga allo statuto, durante la riunione il consiglio di amministrazione di una società o di altra persona giuridica dovrà discutere le misure di emergenza adottate e i verbali della riunione dovranno essere dettagliati per includere una descrizione della modalità in cui tali riunioni sono state svolte.