In Svizzera, così come in molti altri Paesi, il Covid-19 ha avuto un forte impatto anche sullo svolgimento delle assemblee generali.
Con l’Ordinanza del 13 marzo 2020 è stata dettata una disciplina speciale in forza della quale le assemblee generali potevano tenersi anche senza la presenza fisica degli shareholder, così derogando alle disposizioni contenute nello Swiss Code of Obligations (CO). Di fatto, tra il 2020 e il 2021 le assemblee generali, nella maggior parte dei casi, si sono svolte da remoto.
Il 25 settembre 2020, il parlamento svizzero ha adottato il Covid-19 Act. Le previsioni contenute nel Covid Act hanno permesso al Consiglio Federale di mantenere in vigore le misure adottate in piena pandemia. In particolare, l’art. 8 del Covid-19 Act autorizza il Consiglio a prevedere la possibilità che le assemblee generali continuino a svolgersi senza la presenza fisica degli azionisti. Su tale base è stato introdotto l’art. 27 dell’Ordinanza Covid-19 del 19 giugno 2020 (Covid-Ordinanza 3), che è in vigore nonostante oggi non vi sia più il divieto di riunirsi.
Ad oggi, dunque, in Svizzera è ancora possibile svolgere le assemblee generali da remoto. Come previsto dal già menzionato articolo 27, le società che non si riuniscono in presenza devono informare gli shareholder per iscritto (in formato cartaceo o elettronico). Tale comunicazione deve essere data almeno 4 giorni prima della data prevista per l’assemblea. Invece, in caso di società per azioni la comunicazione sulla modalità della assemblea deve essere data almeno 20 giorni prima, nella forma prevista dallo statuto.
L’ufficio federale di giustizia (FOJ) ha chiarito che le opzioni disponibili (meeting di persona, per iscritto o attraverso un procuratore indipendente) sono alternative e non è possibile un modello ibrido.
Dai dati emerge che le società quotate svizzere hanno preferito l’opzione del procuratore indipendente; mentre per quelle non quotate il quadro è piuttosto eterogeneo. Alcune hanno tenuto riunioni per iscritto, altre tramite Zoom o Teams.
Anche nelle assemblee che non si svolgono in presenza ma secondo modalità alternative possono essere esercitati, oltre ai diritti di voto anche altri diritti, vale a dire il diritto di informazione (art. 697 CO) e il diritto di proporre argomenti o proposte all’ordine del giorno (cfr. art. 700 cpv. 2 e 4 CO). Per ragioni di trasparenza, è opportuno che le società per azioni chiariscano, nella comunicazione di convocazione dell’assemblea, che anche tali ulteriori diritti devono essere esercitati per iscritto, per via telematica o tramite delega indipendente, a seconda dei casi.
Quanto ai rischi connessi allo svolgimento di assemblee secondo modalità alternative allo svolgimento in presenza, non sono emerse, al momento, particolari criticità.
In futuro potrebbero sorgere dei problemi, con la conseguenza che le delibere siano impugnate nei casi in cui, ad esempio:
- Le riunioni generali tenute per via elettronica, ad esempio tramite Zoom o Team, siano soggette a errori tecnici. In particolare, gli azionisti potrebbero dar prova di essere stati esclusi dal voto. Pertanto, se sono previste riunioni non in presenza, è opportuno assicurarsi che la connessione e, in generale, gli strumenti informatici adottati siano stabili e affidabili.
- In caso di assemblee “live” in modalità elettronica, è possibile rispondere alle domande degli azionisti prima che gli stessi esprimano il loro voto. Le società per azioni devono quindi predisporre una procedura che assicuri il diritto di porre domande e ottenere risposte anche nel caso in cui l’assemblea si tenga per iscritto o tramite un delegato indipendente in linea con l’Ordinanza COVID-3. Per tali scopi, una società per azioni potrebbe ad esempio invitare gli azionisti a porre domande entro un breve lasso di tempo, a cui poi potrebbero essere date risposta prima che gli azionisti esprimano il loro voto.
- La previsione di una tale procedura può essere particolarmente rilevante se è necessaria una maggiore trasparenza su un determinato punto all’ordine del giorno, ad esempio se le società quotate vogliono introdurre un opting out o un opting up. In questo caso, gli azionisti devono essere stati sufficientemente e debitamente informati prima del voto. Tutto ciò può essere più complicato se gli azionisti non hanno la possibilità di porre domande prima di esprimere il loro voto.
Infine, è da segnalare la modifica al Codice svizzero delle obbligazioni. La Revised Swiss Stock Corporation Law entrerà in vigore il 1° gennaio 2023. È prevista la possibilità di tenere assemblee generali senza la presenza fisica degli azionisti. Secondo l’art. 701d del CO rivisto (“rev-CO”), le assemblee generali possono essere tenute interamente per via elettronica (“assemblee generali virtuali”). A differenza delle Assemblee del COVID, queste assemblee generali virtuali devono essere previste nello statuto della società e, di norma, deve essere nominato un delegato indipendente.
Oltre all’assemblea generale virtuale e alla tradizionale assemblea fisica, la Revised Swiss Stock Corporation Law consente di tenere assemblee generali anche per iscritto. Per l’adozione scritta delle assemblee generali è, necessario, tuttavia, che nessun azionista richieda interventi orali (cfr. art. 701 cpv. 3 Rev-CO). Pertanto, le assemblee generali per iscritto non possono essere imposte agli azionisti.
A differenza delle Assemblee del COVID, ai sensi dell’art. 701a cpv. 3 e l’art. 701c Rev-CO, saranno eventualmente possibili anche assemblee in parte fisiche e in parte virtuali (“assemblee ibride”), purché i partecipanti virtuali abbiano le stesse possibilità di partecipare ed esercitare i propri diritti, così come coloro che partecipano di persona. Le assemblee generali ibride saranno consentite anche se non espressamente previste dallo statuto.