A partire dal 1° luglio 2021, tutti i datori di lavoro che assumono cittadini europei, dello spazio economico europeo o svizzeri dovranno eseguire il controllo sul loro diritto a lavorare nel Regno Unito secondo le modalità previste dalla guida pubblicata da Home Office lo scorso 18 giugno.
Il controllo, come si dirà meglio, potrà essere effettuato online o sui documenti cartacei.
Com’è noto, dopo il 31 dicembre 2020, ai cittadini europei, dello spazio economico europeo e svizzeri è stato concesso un periodo di 6 mesi durante il quale poter presentare domanda nell’ambito dell’EU Settlement Scheme e poter ottenere un permesso, temporaneo o permanente, per poter continuare a vivere e lavorare nel Regno Unito.
Durante questo periodo, conclusosi il 30 giugno 2021, i datori di lavoro, secondo quanto prescritto dalla normativa in vigore fino a quella data, erano tenuti a controllare il diritto al lavoro dei dipendenti solo sulla base del passaporto europeo come prova del suddetto diritto, senza fare distinzione alcuna tra chi era entrato nel Regno Unito prima del 31 dicembre e chi invece vi aveva fatto ingresso successivamente (ciò potrebbe aver portato i datori di lavoro ad assumere, in buona fede, anche chi non aveva il diritto di vivere e lavorare nel Regno Unito).
A partire dal 1° luglio 2021 i datori di lavoro non possono più accettare il passaporto o la carta di identità come unica prova del diritto del lavoratore a vivere e lavorare nel Regno Unito. Da questa data infatti i datori di lavoro che assumono cittadini europei sono tenuti per legge a verificare il diritto a lavoro secondo due modalità alternative: una procedura online o una cartacea.
Se si opta per il controllo online sarà possibile verificare lo status del lavoratore accedendo alla pagina internet di gov.uk alla sezione “View a job applicant’s right to work details”. Si ricorda, tuttavia, che il controllo online al momento è possibile solo se il lavoratore ha un permesso di residenza biometrico, una carta di residenza biometrica, il pre-settled o settled status, un visto o un permesso per lavoratori frontalieri. Il primo passaggio da fare spetta al lavoratore che dovrà generare sulla pagina internet di gov.uk alla sezione “View and prove your immigration status” un codice, c.d. share code, specifico per il controllo sul diritto al lavoro e condividere poi questo codice con il datore di lavoro. Quest’ultimo, inserendo il codice, che ha una validità di 30 giorni, e la data di nascita del lavoratore potrà verificare il suo status. Si badi bene che non è sufficiente visualizzare le informazioni del dipendente, o potenziale lavoratore, è necessario altresì che in sua presenza, sia fisica che da remoto, siano verificati tutti i dati riportati. La pagina dunque mostrerà se il lavoratore ha diritto di lavorare nel Regno Unito, se ci sono limiti ai lavori che può svolgere o se è in possesso di un permesso temporaneo. È importante anche nel caso di controllo online che il datore di lavoro conservi prova della data in cui il controllo è effettuato. Si consiglia di stampare o salvare come pdf la pagina online e conservare il documento per tutto il rapporto di lavoro e fino a due anni dopo la cessazione del contratto.
Se, invece, il datore di lavoro sceglie di eseguire un controllo cartaceo dovrà innanzitutto ricevere in originale i documenti indicati nella lista A (se il lavoratore ha un permesso temporaneo) o nella lista B (se il lavoratore ha un permesso permanente) della guida di Home Office. Si ricorda che fino al 31 agosto 2021 sarà ancora possibile effettuare il controllo sulla copia dei documenti mentre quelli in originale devono essere mostrati dal lavoratore in videochiamata.
Il secondo passaggio consiste nel controllare che i documenti presentati siano autentici e che a presentarli sia proprio il dipendente. La verifica richiede di accertare che vi sia corrispondenza tra la foto e la data di nascita e il lavoratore, che il permesso non sia scaduto, e in generale che i documenti siano autentici e non alterati. Il controllo sulla validità dei documenti deve avvenire alla presenza del lavoratore, presenza fisica o in collegamento. Quello che si raccomanda, a partire dal 1° settembre 2021, è che il datore abbia la materiale disponibilità dei documenti in originale. Il terzo e ultimo passaggio consiste nell’estrarre copia di ogni documento, in un formato che non sia modificabile, e conservarla in modo sicuro, in formato elettronico o cartaceo. È importante avere prova del giorno in cui si effettua il controllo, e a tal fine non basta scrivere a penna sui documenti la data. Tutte le copie dei documenti devono essere conservate in modo sicuro per tutta la durata del rapporto di lavoro del lavoratore e per i due anni successivi. Per essere certi di aver seguito correttamente tutti i passaggi si consiglia di utilizzare la Right to Work Checklist.
È molto importante che i datori di lavoro siano consapevoli di questi cambiamenti, perché il mancato controllo o un controllo non conforme a quanto prescritto dalle linee guida può comportare come conseguenza una sanzione fino £ 20,000, oltre a una responsabilità sul piano penale e amministrativo.
Per i lavoratori assunti prima del 30 giugno non è richiesto di effettuare nuovamente il controllo secondo le procedure indicate da Home Office, sempre che i controlli siano stati eseguiti in base a quanto prescritto dalla previgente disciplina. Se, invece, il dipendente ha presentato domanda nell’ambito dell’EU Settlement Scheme prima della scadenza ma non conosce ancora l’esito dovrà fornire al datore di lavoro il Certificate of Application. Quest’ultimo poi, con il consenso del lavoratore, potrà contattare l’Employer Checking Service che normalmente invierà al datore un Positive Verification Notice, che conferma che il soggetto ha il diritto a lavorare nel Regno Unito e che sarà valido per sei mesi, al termine dei quali il lavoratore sarà in grado di provare il suo status secondo l’EU Settlement Scheme.
Per quanto riguarda l’assunzione, prima del 30 giugno 2021, di lavoratori privi dell’EU Settlement Scheme se i datori hanno effettuato il controllo come prevedeva la disciplina transitoria in teoria non dovrebbero incorrere in responsabilità. Ci si augura che quanto prima Home Office chiarisca se questi potranno essere soggetti a licenziamento.
Infine, per quanto riguarda i lavoratori assunti dopo il 1° luglio 2021 e privi di permesso, temporaneo o permanete, questi dovranno richiedere un visto. In particolare, chi risiede all’estero ma si reca per lavoro nel Regno Unito dovrà essere in possesso di un permesso per lavoratore frontaliero, che è possibile richiedere a partire dal 1° luglio. In tutti gli altri casi sarà necessario sottostare al nuovo sistema di immigrazione a punti.