I datori di lavoro, prima di assumere un nuovo dipendente, devono accertarsi che lo stesso abbia il diritto a lavorare nel Regno Unito. L’assunzione di un lavoratore irregolare ha delle conseguenze sia sul piano civile (e’ prevista una sanzione fino a £ 20,000) che sul piano penale.
Dal 1 ottobre 2022 saranno introdotte importanti novita’ in materia di controlli sul diritto la lavoro. A partire da questa data non saranno piu’ in vigore le disposizoni emanate per far fronte all’emergenza Covid-19. Queste norme transitorie consentivano al datore di lavoro di eseguire i controlli da remoto, collegandosi in videochiamata con il lavoratore che mostrava il documento di identita’. Dal 1 ottobre i datori di lavoro devono fare i controlli c.d. “manuali”, devono cioe’ incontrare di persona il futuro lavoratore e vedere i documenti in originale, quelli inclusi nella lista A e nella lista B pubblicate sul sito di Home Office, come facevano prima dell’emergenza Covid. In verita’ un primo cambiamento si era registrato gia’ dal 6 aprile 2022. Da questa data i datori di lavoro devono effettuare controlli online solo per coloro che sono in possesso di una carta di soggiorno biometrico, di un permesso di soggiorno biometrico, di un permesso per lavoratore frontaliero. Alternativamente, nel caso si tratti di lavoratori con passaporto britannico o irlandese in corso di validita’, il datore di lavoro puo’ incaricare una parte terza (Identity Service Provide – IDSP) di effettuare controlli attraverso il sistema di Identity Document Validation Technology (IDVT).
Con riguardo alle novita’ introdotte dal 1 ottobre 2022, molti datori di lavoro sono confusi su quelle che sono le loro responsabilita’ e le procedure da addottare.
Di seguito alcuni punti significativi da tenere in considerazione.
Dal 1 ottobre 2022 il datore di lavoro e’ obbligato a contattare un IDSP?
No, il datore di lavoro e’ obbligato a rivolgersi a un IDSP solo se non e’ in gardo di effettuare i controlli per quei candidati che hanno il passaporto britannico o irlandese in corso di validita’ (ad esempio perche’, lavorando a distanza, non possono presentare il passaporto in originale prima di iniziare a lavorare).
Se si fa ricorso a un IDSP, il datore di lavoro deve comunque controllare i documenti in originale dei dipendenti?
Il datore di lavoro non puo’ obbligare il dipendente a condividere i dettagli del suo documento con un IDSP, quindi dovrebbe sempre avere la possibilita’ di eseguire i controlli manualmente sui documenti originali. Va comunque ricordato che non tutti i documenti possono essere soggetti a un controllo tramite un ISDP (ad esempio, alcuni candidati britannici/irlandesi saranno in possesso del solo certificato di nascita, altri avranno un passaporto scaduto, ecc.). In ogni caso, perche’ il datore di lavoro possa andare esente da responsabilita’ dovra’ sempre eseguire un controllo manuale sul documento originale.
Se viene contattato un IDSP il datore di lavoro e’ esente da qualsiasi responsabilita’?
No, i datori di lavoro restano responsabili del completamento dei controlli sui candidati. L’attivita’ dell’IDSP e’ solo quello di verificare l’autenticita’ di determinati documenti, cosi’ il datore di lavoro non deve vedere il documento in originale, ma non puo’ fornire consigli sulle regole sull’immigrazione. Se si ricorre a un IDSP per i lavoratori britannici e irlandesi, il datore di lavoro deve comunque accertarsi che la fotografia e i dati riportati sul documento fornito dall’IDSP corrispondano al lavoratore che si presenta al lavoro. Se ha dubbi al riguardo, il datore di lavoro e’ obbligato a sospendere il processo di assunzione, anche se ha avuto esito positivo dal provider. Inoltre, in alcuni casi non e’ possibile ricorrere a un IDSP: si pensi, come gia’ visto, ai possessori di BRP, a cui i datori di lavoro devono chiedere un codice che si genera tramite il sito del governo inglese (si tratta dello stesso processo che seguono coloro che hanno fatto domanda nell’ambito dell’EU Settlement Scheme). Per questi lavoratori non e’ necessario controllare il documento in originale ne’ incontrarli di persona. Inoltre, Home Office ha comunicato che i lavoratori in possesso che possono generale lo share code devono indicarlo direttamente al datore di lavoro, e non fornirlo a terze parti.
Se il datore di lavoro non completa il controllo digitale e’ soggetto a sanzioni civili e penali?
Fermo restando che i datori di lavoro sono obbligati a completare in modo corretto il controllo, il mancato completanento non costituisce di per se’ reato. La sanzione civile si applica sono nel caso in cui il lavoratore non ha diritto a lavorare nel Regno Unito e il datore di lavoro non ha una giustificazione valida per non aver effettuato il controllo secondo le indicazioni fornite da Home Office. L’illecito penale si configura quando un dipendente non ha diritto al lavoro e il datore di lavoro avrebbe potuto accorgersi della irregolarita’.