Il governo britannico sta introducendo dei cambiamenti riguardanti le modalità con cui i datori di lavoro sono tenuti a controllare il diritto al lavoro dei propri dipendenti attuali e futuri.
Dal 6 aprile 2022, per i migranti in possesso di carte di soggiorno biometriche (BRC), permessi di soggiorno biometrici (BRP) e permessi per lavoratori frontalieri (FWP) il controllo può essere effettuato solamente online. La possibilità di condurre un controllo manuale o tramite videochiamata è stata eliminata e i datori di lavoro non possono più accettare i documenti cartacei ai fini del controllo in questione.
Questo significa che Biometric Residence Cards, Biometric Residence Permits e Frontier Worker Permits non sono più nella lista dei documenti accettabili per condurre un controllo in questa materia e qualsiasi controllo manuale o videochiamata che dovesse essere effettuato usando questi documenti dopo il 6 aprile 2022 non fornirà al datore di lavoro un’esenzione da eventuali sanzioni per assunzione di lavoratore irregolare.
Per effettuare il controllo, il titolare del visto/permesso dovrà generare un codice di condivisione del proprio diritto al lavoro online attraverso il portale del governo e condividerlo con il proprio datore di lavoro. Insieme alla data di nascita del titolare del permesso, il datore di lavoro potrà inserire il codice di condivisione su un’apposita pagina online per controllare la regolarità al lavoro del dipendente. Questo confermerà se la persona ha il diritto di lavorare e la scadenza del suo permesso di lavoro (se rilevante).
Non c’è bisogno di effettuare un controllo a posteriori se il controllo in questione è stato effettuato prima del 6 aprile 2022 e i datori di lavoro avranno diritto ad una deroga contro qualsiasi sanzione civile se i controlli iniziali sono stati effettuati in linea con la guidance che si applicava al momento in cui è stato effettuato. Se un datore di lavoro decide di effettuare un controllo retroattivo, deve farlo per tutti i suoi dipendenti e non semplicemente per i cittadini non britannici, questo per evitare qualsiasi potenziale denuncia per discriminazione. Se il controllo retroattivo indica che il dipendente non ha il diritto di lavorare, allora i datori di lavoro dovranno intraprendere le azioni appropriate per evitare una sanzione civile contro il lavoro illegale da parte dell’Home Office.
Il 6 aprile 2022 è stata introdotta una nuova tecnologia digitale che permetterà di effettuare un controllo del diritto al lavoro per i cittadini britannici e irlandesi che non hanno uno status di immigrazione online o un permesso di soggiorno. La nuova tecnologia, chiamata Identification Document Validation Technology (IDVT) sarà gestita da fornitori di servizi di identità certificati che (a pagamento) agiranno per conto del datore di lavoro per effettuare i controlli. Il processo richiederà ancora che le persone presentino le foto dei loro documenti personali anziché portare gli originali, ma in questo caso utilizzando l’IDVT invece di una scansione o una copia.
I datori di lavoro devono assicurarsi che l’Identity Service Provider a cui si rivolgono sia certificato secondo gli standard richiesti; e fornire una formazione adeguata e una guida per i dipendenti.
Il governo ha inserito una lista di societa’ che i datori di lavoro possono incaricare al fine di condurre controlli a distanza sul diritto al lavoro dei potenziali dipendenti per loro conto. La responsabilità del controllo del diritto al lavoro rimane comunque a carico del datore di lavoro, quindi questi ultimi dovranno assicurarsi che i controlli siano condotti in conformità alla guida dell’Home Office.
A differenza del cambiamento dei controlli condotti sui BRC, BRP e FWP, i datori di lavoro hanno ancora la possibilità di controllare i passaporti britannici e irlandesi di persona o tramite videochiamata, ma da settembre, che segna la fine della concessione COVID, il lavoratore dovrà presentare i propri documenti originali al proprio datore di lavoro e il controllo dovrà essere effettuato di persona.
L’Home Office ha introdotto il COVID-adjusted right to work scheme nel marzo 2020 come misura temporanea per permettere ai datori di lavoro di condurre i controlli dei documenti a distanza alla luce della pandemia e delle restrizioni di blocco. Lo schema, che originariamente doveva chiudere il 5 aprile 2022, è stato ora esteso al 30 settembre 2022.
Questo naturalmente non è più possibile per i dipendenti con BRP’s, BRC’s o FWP’s dal 6 aprile in poi, ma oltre questa data rimane da vedere se per tutti gli altri gruppi i controlli da remoto possono ancora avvenire.
Se la persona non può mostrare i suoi documenti, per esempio perché ha una domanda pendente con l’Home Office, si dovrebbe contattare l’Employer Checking Service e ottenere un Positive Verification Notice (PVN).
Questo fornirà una sorta di deroga per sei mesi. Dopo questo tempo dovrà essere richiesto un ulteriore PVN a meno che il lavoratore non sia in grado di soddisfare la regolarità del proprio diritto al lavoro conformemente alla procedura vigente in quel periodo .
Qualsiasi persona assunta tra il 30 marzo 2020 e il 30 settembre 2022 non sarà soggetta a un controllo retroattivo se è stata utilizzata la procedura corretta. Tuttavia, se si scopre che una persona assunta regolarmente non ha in realtà il diritto di lavorare, l’Home Office richiederà al datore di lavoro di porre fine all’impiego.
Se si scopre che un datore di lavoro assume dipendenti illegalmente, questi può essere soggetto a una sanzione civile e pertanto, l’unico modo per poter ottenere una riduzione della sanzione è quello di effettuare sempre il right to work check, facendo attenzione ad usare sempre la procedura corretta.
Tuttavia, se l’Home Office ritiene che il datore di lavoro sapeva o avrebbe dovuto ragionevolmente sapere che il suo dipendente stava lavorando illegalmente, il primo verrà ritenuto responsabile di un reato anche nel caso in cui lo stesso abbia in precedenza effettuato il controllo richiesto.
Qualsiasi sanzione civile o penale può anche compromettere la licenza di sponsor del datore di lavoro. È quindi molto importante prendere tutte le misure pratiche per garantire che i dipendenti abbiano il diritto necessario per lavorare nel ruolo per cui sono stati assunti.
L’Home Office ha la possibilità di ridurre la sanzione civile dove ci sono fattori attenuanti anche se non e’ stata rispettata la corretta procedura di controllo del diritto al lavoro prima dell’assunzione del soggetto.
Di solito, è prevista una riduzione di 5.000 sterline per ogni fattore attenuante di seguito indicato:
- quando il datore di lavoro ha denunciato il sospetto di lavoro illegale;
- quando il datore di lavoro ha condotto un controllo parziale del diritto al lavoro del dipendente;
- quando il datore di lavoro ha cooperato con l’Home Office nell’indagine; e/o
- quando il datore di lavoro ha messo in atto sistemi generalmente efficaci per la prevenzione del lavoro illegale.
Se si tratta di una prima violazione, è possibile ridurre la sanzione a £0. Tuttavia, se non si tratta di una prima violazione, la sanzione di solito non può essere ridotta a meno di £5.000 per lavoratore illegale. Non si può escludere che l’Home Office utilizzi la sua discrezionalità per ridurre le sanzioni per motivi che vanno oltre quelli elencati.