L’attuazione del nuovo regime di ispezione delle informazioni personali contenute nel Registro delle Imprese, ai sensi dell’Ordinanza sulle Societa’, si articola in tre frasi.
Le modifiche mirano a rafforzare la protezione delle informazioni personali sensibili mantenendo la trasparenza del Registro delle Imprese e consentendo al pubblico di continuare a ispezionare il Registro.
Con il nuovo regime, solamente gli indirizzi di corrispondenza e i numeri di identificazione parziale (IDN) degli amministratori, segretari ed altri funzionari, contenuti nel Registro, saranno accessibili al pubblico. In precedenza, anche gli indirizzi di residenza ed i numeri di identificazione completi di tali soggetti erano consultabili.
Questi ultimi dati, considerati Informazioni Protette, saranno accessibili solo da determinati soggetti, previa autorizzazione. Allo stesso modo, le societa’ possono rifiutare l’ispezione delle Informazioni Protette contenute nei registri societari.
Di seguito, le fasi di attuazione del nuovo regime.
Fase 1: a partire dallo scorso 23 agosto 2021, le società possono sostituire gli indirizzi di residenza degli amministratori con i loro indirizzi di corrispondenza e sostituire gli IDN completi di amministratori e segretari con i loro IDN parziali nei propri registri per l’ispezione pubblica.
Fase 2: a partire dal 24 ottobre 2022, le informazioni protette contenute nell’Indice degli Amministratori nel Registro saranno sostituite con indirizzi di corrispondenza e IDN parziali per l’ispezione pubblica. Le informazioni protette contenute nei documenti depositati per la registrazione dopo l’inizio di questa fase non saranno disponibili al pubblico. Tuttavia, alcuni soggetti possono richiedere al Registro di accedere alle Informazioni Protette degli amministratori e di altre persone.
Il registro degli amministratori di una società dovra’ contenere gli indirizzi di corrispondenza di tutti gli amministratori che siano persone fisiche entro la data di presentazione della prima visura della societa’, se tale scadenza cade dopo l’inizio della Fase 2.
L’indirizzo della sede legale delle società di Hong Kong (o la sede principale di attivita’ di societa’ straniere ivi registrate) sarà considerato come l’indirizzo di corrispondenza degli amministratori, a meno che non sia depositato un modulo separato per segnalare un indirizzo di corrispondenza alternativo dell’amministratore entro 15 giorni (o per le societa’ straniere registrate a Hong Kong) dall’inizio della Fase 2.
Le società dovranno, inoltre, inserire nel registro degli amministratori le informazioni richieste nell’Ordinanza, compresi gli indirizzi di corrispondenza. Costituisce reato omettere tali informazioni e la societa’, nonche’ i soggetti ritenuti responsabili, saranno passibili di una multa di livello 4 e, in caso di reato continuativo, di un’ulteriore multa di $700 giornalieri.
Fase 3: a partire dal 27 dicembre 2023, gli interessati (ossia le persone che forniscono i dati personali) potranno rivolgersi al Registro per proteggere le proprie Informazioni Protette da ispezioni pubbliche (Informazioni trattenute). Possono richiedere di sostituire tali informazioni con gli indirizzi di corrispondenza e IDN parziali.
A partire dal 24 ottobre 2022, il Registro delle Imprese accetterà solo i moduli aggiornati per l’iscrizione. Le versioni esistenti dei moduli specificati non saranno più accettate.
Il Registro delle Imprese può, su richiesta, divulgare Informazioni Protette ai seguenti soggetti per lo svolgimento di funzioni specifiche previste dalla sezione 12 dei Companies (Residential Addresses and Identification Numbers) Regulation:
- un interessato;
- una persona autorizzata per iscritto da un interessato ad ottenere le informazioni;
- un membro della società;
- un liquidatore;
- un curatore fallimentare;
- un pubblico ufficiale o un ente pubblico;
- una persona indicata nell’Allegato al Regolamento;
- un solicitor o un avvocato straniero;
- un dottore commercialista;
- un istituto finanziario.