Le regole relative alla scelta della denominazione di una società possono essere suddivise in quattro categorie, come segue.
- Parole offensive
La denominazione di una società non può contenere parole offensive. Sono previste 135 parole ed espressioni il cui utilizzo, in situazioni specifiche, richiede l’ottenimento di un’autorizzazione da parte del Segretario di Stato o altri organi competenti.
- Parole simili ad altre già utilizzate
Companies House invita i suoi utenti a trovare delle denominazioni il più possibile diverse da denominazioni già esistenti. Una denominazione simile o quasi uguale ad una già utilizzata da una società registrata potrebbe, infatti, essere rigettata in fase di presentazione della domanda per la costituzione di una società. Companies House offre la possibilità di consultare un database online per verificare se la denominazione che si intende utilizzare è disponibile.
Le società che operano nel medesimo settore possono utilizzare denominazioni simili a quelle già esistenti. È, inoltre, possibile richiedere ad una società l’autorizzazione ad un utilizzare una denominazione simile per la costituzione di una nuova società, se quest’ultima opera in un settore diverso.
Tuttavia, anche se una denominazione presenta sufficienti differenze per essere approvata da Companies House, è comunque possibile che venga contestata da altre società. I titolari di marchi registrati potranno contestare la denominazione di una nuova società qualora la ritengano troppo simile a quello da loro utilizzato.
- Ltd e Plc
Le società di nuova costituzione devono utilizzare le parole “limited/ltd” e “public limited company/plc” per dimostrare che la società è privata o pubblica a responsabilità limitata. Vi sono eccezioni a tale requisito, tra cui il caso di una società limited by guarantee, sempre che soddisfi alcuni criteri riguardanti lo scopo dell’attività societaria.
È possibile operare con una denominazione diversa rispetto a quella registrata presso Companies House ma, in tal caso, la denominazione prescelta non potrà contenere le parole ltd o plc. Anche se la denominazione commerciale non è quella registrata, rimane il problema di un’eventuale similarità con una denominazione già utilizzata da un’altra società, specialmente se simile o uguale ad un marchio registrato.
- Esposizione della denominazione della società
In generale, una società deve esporre la propria denominazione nella sede legale ed in qualsiasi luogo in cui svolge la propria attività. Vi sono alcune eccezioni: se la sede legale è registrata presso un indirizzo di residenza oppure se un curatore fallimentare è stato nominato, non vi sarà l’obbligo di esporre la denominazione della società.
La denominazione deve, inoltre, essere riportata nei documenti societari e nella corrispondenza della società, nelle lettere e nei siti internet, insieme al numero di registrazione della società, all’indirizzo della sede legale, al paese in cui la società è registrata ed al tipo di società (limited company o public limited company).
Infine, è possibile modificare la denominazione di una società dopo la sua costituzione, attraverso l’adozione di una delibera speciale dei soci. Lo statuto societario prevede, solitamente, le modalità attraverso le quali è possibile effettuare tale modifica. La nuova denominazione deve essere registrata presso Companies House.